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Alle zwei Wochen filtern wir das KI-Rauschen und bringen auf den Punkt, was für Learning & Development wirklich zählt: relevante Entwicklungen, Tool-Checks, Mini-Hacks und vieles mehr.
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| Ausgabe #12 | 28.07.2026 | Von: Friedl Wynants |
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| Ihre Mitarbeitenden nutzen KI. Sie sagen es nur nicht. |
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66 Prozent der Büroangestellten haben schon mal KI bei der Arbeit genutzt, obwohl sie dachten, dass das laut Unternehmensrichtlinie gar nicht erlaubt war. 39 Prozent würden ihre Nutzung lieber verschweigen, als zu riskieren, dass man sie ihnen verbietet.
Das zeigt eine aktuelle internationale Studie unter 1.250 Beschäftigten aus den USA, Großbritannien, Australien und Japan. Zugegeben: Keine deutsche Repräsentativstudie, aber ein ziemlich deutlicher Reality-Check.
Das Phänomen dahinter heißt Schatten-KI: Mitarbeitende nutzen ChatGPT, Claude, Gemini oder andere KI-Tools, ohne dass das Unternehmen davon weiß oder die Anwendung freigegeben hat. Oft über private Accounts und außerhalb der vorgesehenen Systeme.
Das ist riskant: Laut derselben Studie haben 34 Prozent bereits Kundendaten in öffentliche KI-Tools eingegeben. 31 Prozent haben schon mal Finanzinformationen, vertrauliche Dokumente oder Unternehmensstrategien eingespeist.
Die naheliegende Reaktion lautet: strenger regulieren, Tools sperren, die Nutzung verbieten. Das löst allerdings nur den sichtbaren Teil des Problems. Denn Schatten-KI entsteht selten aus reiner Regelverweigerung. Menschen haben eine Aufgabe, stehen unter Zeitdruck und kennen ein Werkzeug, das ihnen hilft. Fehlt eine schnelle und brauchbare freigegebene Lösung, ist der private KI-Account oft nur einen Browser-Tab entfernt. Ein Verbot beendet die Nutzung dann nicht unbedingt – es sorgt vor allem dafür, dass niemand mehr darüber spricht.
Was heißt das für L&D?
Schatten-KI ist natürlich ein Thema für IT, Datenschutz und Informationssicherheit. Technische Kontrollen können Risiken reduzieren und sensible Daten schützen.
Sie beantworten aber nicht die Fragen, die Mitarbeitende im Arbeitsalltag haben:
- Darf ich diese Aufgabe mit KI bearbeiten?
- Welche Informationen darf ich eingeben?
- Wie prüfe ich das Ergebnis?
- Welche freigegebene Alternative gibt es?
Jetzt kommt L&D ins Spiel: Menschen müssen die Leitplanken verstehen, auf ihre eigene Arbeit übertragen und im richtigen Moment anwenden können – ein Kompetenzthema also.
L&D kann zwischen Governance und Arbeitsrealität übersetzen: Risiken verständlich machen, Handlungssicherheit schaffen und gemeinsam mit IT und Fachbereichen Lösungen entwickeln, die den tatsächlichen Bedarf treffen.
Das kann ein freigegebener KI-Assistent sein, ein klar abgegrenzter Lern-Buddy oder eine andere Anwendung direkt im Workflow. Entscheidend ist, dass die sichere Option einfach zugänglich ist und ein echtes Problem löst.
Unterm Strich: Schatten-KI entsteht, wenn die Arbeitsrealität schneller ist als die Governance. Wer nur verbietet, macht die Nutzung unsichtbar. Wer sichere Nutzung einfacher macht, bekommt sie wieder unter Kontrolle.
Wie groß die Schatten-KI-Lücke in der eigenen Organisation ist, lässt sich mit drei einfachen Fragen herausfinden. Mehr dazu weiter unten im AI-Hack. |
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| 2 Mythen über Schatten-KI |
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- „Wenn wir nicht-freigegebene KI-Tools sperren, ist das Problem gelöst.“ → Nein.
Technische Sperren können Risiken reduzieren, aber sie beseitigen weder den Bedarf noch automatisch die Nutzung. Im Zweifel weichen Mitarbeitende auf private Geräte, Accounts oder andere Tools aus. Ohne eine brauchbare Alternative wird aus sichtbarer KI-Nutzung unsichtbare KI-Nutzung.
- „Ein freigegebenes Enterprise-Tool verhindert Schatten-KI.“ → Nein.
Eine Lizenz allein löst wenig. Das offizielle Tool muss leicht zugänglich sein, die tatsächlichen Aufgaben unterstützen und von klaren Leitplanken begleitet werden. Sonst bleibt der private KI-Account für viele die schnellere und bessere Option.
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| Der Schatten-KI-Check: 3 Fragen für Ihr Team |
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Wer Schatten-KI sichtbar machen will, sollte nicht mit Kontrolle beginnen, sondern mit Neugier. Diese drei Fragen eignen sich für eine kurze anonyme Umfrage oder eine offene Teamrunde:
- Für welche Aufgaben nutzt ihr heute schon KI?
Fragen Sie zunächst nach den Anwendungsfällen, nicht nach den Tools: z. B. Texte zusammenfassen, Präsentationen erstellen, recherchieren, Daten auswerten oder Kundenmails formulieren.
- Warum nutzt ihr dafür nicht die offizielle Lösung?
Ist sie unbekannt, zu langsam, schwer zugänglich oder für die konkrete Aufgabe schlicht nicht geeignet? Genau hier liegen meist die eigentlichen Ursachen für Schatten-KI.
- Was müsste eine sichere Alternative können?
Wählen Sie anschließend einen häufig genannten Use Case aus und klären gemeinsam mit IT und Datenschutz, wie er offiziell ermöglicht werden kann.
Wichtig: Kündigen Sie klar an, dass es nicht darum geht, einzelne Personen oder Regelverstöße aufzudecken.
Die Haltung dahinter sollte sein: Welche Arbeitsprobleme lösen unsere Mitarbeitenden bereits mit KI – und wie können wir das sicher ermöglichen? |
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| ChatGPT zieht direkt in PowerPoint ein |
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ChatGPT kann jetzt direkt in Microsoft PowerPoint editierbare Präsentationen erstellen und überarbeiten, die Dramaturgie bestehender Decks analysieren und neue Folien entwickeln. Damit zieht KI in eines der (leider?) immer noch wichtigsten Produktionswerkzeuge von L&D ein. Der erste Entwurf wird noch leichter und schneller – umso stärker verlagert sich die eigentliche Arbeit auf Lernlogik, Storyline, Quellenqualität und Review. OpenAI weist selbst darauf hin: Bei anspruchsvollen Layouts und der genauen Umsetzung von Templates braucht es weiterhin den prüfenden Blick des Menschen.
🔗 Quelle: https://now.you-know.de/e/811453/t-enterprise-edu-release-notes/czz11/1642589169/h/HE6kzDg7TY7eZfprAHhS70e06Pz0Zh6GfZDl59yBwqc |
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| KI-Kompetenz wird zur Chefsache |
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22 britische Finanzunternehmen – darunter Schwergewichte wie Barclays, HSBC, Lloyds und die London Stock Exchange Group – haben sich verpflichtet, ihre gesamte britische Belegschaft über rollierende Dreijahreszeiträume in KI und anderen wichtigen Zukunftskompetenzen weiterzubilden. Bemerkenswert ist vor allem die Verbindlichkeit: Ein Mitglied der Geschäftsleitung trägt ausdrücklich die Verantwortung für das Schließen der Kompetenzlücken, über die Fortschritte wird jährlich berichtet. AI Literacy entwickelt sich vom einzelnen Trainingsangebot zu einer strategisch gesteuerten Aufgabe – inklusive klarer Verantwortung im Management.
🔗 Quelle: https://now.you-know.de/e/811453/ial-services-skills-compact--2/czz14/1642589169/h/HE6kzDg7TY7eZfprAHhS70e06Pz0Zh6GfZDl59yBwqc |
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| Wir wollen Effizienz, aber nicht immer wissen, woher sie kommt |
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Meine Erfahrung: Unternehmen erwarten heute schnellere Ergebnisse, höhere Produktivität und mehr Eigeninitiative. Gleichzeitig bleibt bei der KI-Nutzung oft unklar, was erlaubt ist – und Fehler können schnell unangenehm werden.
So entsteht ein merkwürdiger Zustand: Solange das Ergebnis stimmt, fragt niemand genau nach. Erst wenn etwas schiefgeht, wird plötzlich der Weg dorthin wichtig.
Ich glaube, auf Dauer funktioniert das nicht. Wer KI-gestütztes Arbeiten haben will, muss auch offen darüber sprechen können: Wo hilft sie? Wo liegen Grenzen? Und was ist schiefgegangen? Sonst lernen Mitarbeitende vor allem eines: Gute Ergebnisse zeigen, den Rest lieber für sich behalten.
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In diesem Sinne: Weiterdenken lohnt sich!
Viele Grüße
Friedl Wynants |
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